Terwijl de klok doortikt richting de verplichte CSRD-rapportagedeadlines, staan Europese bedrijven voor een nieuw soort duurzaamheidsuitdaging: één die zowel te maken heeft met data en systemen, als met leiderschap en timing.
Voor veel organisaties voelt naleving van de EU-richtlijn omtrent duurzaamheidsrapportage voor ondernemingen (CSRD) nog als een verre stip aan de horizon. Maar volgens Konstantinos Kouzelis, CEO en medeoprichter van Coolset, is het moment om ermee te starten allang aangebroken.
De juiste tools kiezen voor CSRD-rapportage maakt het proces een stuk eenvoudiger en dat is precies wat Coolset biedt. Het bedrijf heeft een platform, gericht op teams voor duurzaamheid, inkoop en supply chain dat de structuur, automatisering en begeleiding biedt die ze nodig hebben, om te voldoen aan regelgeving zoals de CSRD, de EU Deforestation Regulation (EUDR) of voor het meten van hun Scope 1 tot en met 3 CO2-emissies.
In de kern is Coolsets missie eenvoudig maar ambitieus: bedrijven helpen CSRD te integreren in hun bedrijfsvoering, door het gebruik van een alles in één rapportageplatform te combineren met een persoonlijke aanpak.
Volledige CSRD compliance
Coolset begon als een platform voor CO2-rapportage, dat bedrijven hielp hun emissies in kaart te brengen en te beheren. Maar rond 2022 begonnen klanten een andere vraag te stellen: ‘Kunnen jullie ons helpen bij de voorbereiding op CSRD?’ Konstantinos herinnert zich: “CSRD was toen nog toekomstmuziek, maar vooruitstrevende bedrijven wilden niet wachten. Integendeel, zij hadden de wens om meteen aan de slag te gaan en hun systemen op tijd op te bouwen. We luisterden goed naar hun behoeften.”
Begin 2024 lanceerde Coolset een volledige CSRD-oplossing, die al snel het vlaggenschip van het bedrijf werd. “In elk gesprek kwamen eigenlijk drie behoeften terug,” zegt Konstantinos. “Ten eerste wilden bedrijven dat het proces menselijk en beheersbaar bleef. Ten tweede moest alles auditproof zijn. En ten derde wilden ze dat de verantwoordelijkheid niet alleen bij één duurzaamheidsmanager lag. Ze wilden een samenwerkingsproces.”
Dat leidde tot een softwareplatform waarin meerdere gebruikers kunnen samenwerken, bewijs verzamelen, gegevens ordenen en een volledige audittrail opbouwen: allemaal binnen één omgeving.
Actuele CSRD-rapportage
Voordat tools als Coolset bestonden, pakten de meeste bedrijven CSRD-rapportage aan in spreadsheets. “Ze kopieerden letterlijk de wetgeving naar Excel,” legt Konstantinos uit. “Ze gingen regel voor regel de vragen af. Maar zodra de regelgeving veranderde, waren hun bestanden alweer verouderd.”
In het afgelopen jaar alleen al heeft de Europese toezichthouder zeven officiële updates aan het CSRD-kader doorgevoerd. Coolset integreert deze automatisch binnen twee dagen, met interne protocollen die elke wijziging volgen en valideren. “Elke keer dat er een update komt,” zegt Konstantinos, “zien we een golf aan bedrijven die naar ons toe komen met de boodschap: ‘We kunnen het niet meer bijbenen.’”
AI vult aan
Een van de meest onderscheidende functies van Coolset is de AI aangedreven Suggested Answers-tool. Deze stelt bedrijven in staat om bestaande documenten, zoals duurzaamheidsrapporten, HR-beleid, jaarverslagen, PDF’s of spreadsheets te uploaden. De tool extraheert automatisch relevante gegevens en vult daarmee de CSRD-vragen vooraf in.
“De sleutel is nauwkeurigheid,” zegt Konstantinos. “Niemand wil AI die aannames doet of dingen verzint. Elke voorgestelde beantwoording is direct gekoppeld aan het originele document. Zodra een gebruiker de suggestie accepteert, wordt dat bronbestand als bewijsmateriaal aan de vraag toegevoegd.”
Het resultaat is een volledig traceerbaar, transparant proces: een geautomatiseerd systeem dat menselijke controle centraal houdt. “We vervangen de mens niet,” benadrukt Konstantinos. “We versterken hem. Onze technologie maakt het proces efficiënt, maar we doen nooit concessies aan integriteit.”
Het volledige ESG-spectrum
CSRD gaat verder dan alleen koolstofemissies: bedrijven moeten rapporteren over het volledige Environmental, Social en Governance (ESG)-spectrum. Veel vroege tools richtten zich uitsluitend op CO2 of energiegegevens, maar Coolset hanteert een bredere benadering. “Omdat we vanuit CO2-metingen zijn gestart, kunnen we het milieugedeelte naadloos afhandelen,” legt Konstantinos uit. “Maar ons platform bestrijkt ook sociale en governancefactoren. Werk je bijvoorbeeld met EcoVadis, dan kun je je voortgang daar importeren en direct koppelen aan je CSRD-documentatie.”
Voor auditvalidatie kunnen bedrijven bewijsstukken uploaden bij elke vraag, auditors uitnodigen om materiaal rechtstreeks in het systeem te bekijken, en het hele proces vanaf dag één auditready houden. “Onze relaties met auditors zijn een groot voordeel,” voegt hij toe. “Ze weten dat Coolset de CSRD-eisen letterlijk volgt. Dat geeft klanten vertrouwen: als ze intern slagen, halen ze ook de echte audit.”
Persoonlijke aanpak
Hoewel Coolset samenwerkt met bekende namen zoals Heineken, Karl Lagerfeld en Van Mossel, ligt de echte focus niet op de grote multinationals met een duurzaamheidsafdeling van dertig personen. “Wij richten ons op compliance first teams – meestal kleine groepen van een tot drie mensen binnen grotere organisaties. Ze willen het goed doen, maar hebben niet de capaciteit om alles handmatig te beheren.”
Grote bedrijven, merkt Konstantinos op, bouwen vaak hun eigen interne systemen. “Dat doen wij niet,” zegt hij. “Wij leveren geen maatwerksoftware, maar een kant en klaar platform, dat direct werkt en meegroeit met je behoeften.” Toch biedt Coolset wél een persoonlijke aanpak: nieuwe klanten kunnen op elk moment instappen en elke organisatie krijgt een dedicated Customer Success Manager, zonder extra advieskosten. “We brengen nooit tijd in rekening voor klanten,” voegt hij toe. “Als we in het begin extra investeren, betaalt dat zich altijd terug in de relatie. Dat is ons succescriterium.”
Coolset combineert technologie met menselijke ondersteuning. Elke klant start met een kick offsessie, gevolgd door het Coolset Accelerator Program: een vier weken durend traject met wekelijkse sessies van zestig minuten dat nieuwe gebruikers begeleidt door zowel de wetgeving als het platform.
“We organiseren het elke maand,” zegt Konstantinos. “Je leert wat CSRD écht betekent, hoe je het moet interpreteren, welke valkuilen je moet vermijden en hoe je het platform optimaal gebruikt. Na afloop ben je volledig zelfstandig.”
Implementatie en snelheid
De uitrolperiode hangt af van de omvang van het project. Voor CO2-footprints zijn de meeste bedrijven binnen drie tot vier weken operationeel. Voor bredere naleving, zoals EUDR, duurt het vijf tot zes weken. “Het hangt af van hoe snel de klant zelf kan handelen,” zegt Konstantinos. “Maar ons proces is ontworpen voor snelheid en helderheid.”
De ontwikkelingsroadmap van Coolset weerspiegelt het tempo van de regelgeving. Naast CSRD investeert het bedrijf in Supply Chain Integrity tools, te beginnen met de EU Deforestation Regulation, en in diepere integraties met kaders als EcoVadis en het Greenhouse Gas Protocol. “We zijn een platformbedrijf,” zegt Konstantinos. “Wanneer klanten vandaag of in de toekomst vragen hebben over ESG of compliance, willen we dat ze denken: laten we het oplossen in Coolset. Die vooruitziende blik helpt bedrijven om voor te blijven, zelfs wanneer de regelgeving verandert.”
Nu beginnen
Konstantinos is duidelijk over de risico’s van uitstel. “Bedrijven die wachten, verliezen momentum,” zegt hij. “CSRD lijkt misschien ver weg, maar rapportage begint ruim vóór de eerste deadline. Je moet kennis opbouwen, teams op elkaar afstemmen en een betrouwbare databasis creëren. Als je je later moet gaan haasten, sluipen er fouten in, en die worden door auditors altijd gevonden.”
Coolsets software biedt bedrijven volgens hem drie cruciale voordelen: efficiëntie, auditgereedheid en overzicht. “Die drie pijlers maken het proces beheersbaar. Zonder hen raken organisaties onder druk, en druk leidt tot chaos.”
Uit Coolset’s CSRD Market Pulse Report, gebaseerd op enquêtes bij bijna 300 bedrijven, blijkt dat de meeste ondernemingen blijven investeren in compliancevoorbereiding, ondanks verlengde deadlines. “Dat is bemoedigend,” zegt Konstantinos . “De meest veerkrachtige bedrijven zijn degenen die langetermijnsystemen bouwen, niet kortetermijnoplossingen.”
Integriteit als maatstaf
Coolsets hoofddoel zal altijd foutloze CSRD-rapportage blijven, benadrukt Konstantinos . “Er zijn genoeg tools die het proces versnellen,” waarschuwt hij, “maar snelheid betekent niets als je audit mislukt. Wij zorgen dat het juist gebeurt. Die filosofie zit in onze bedrijfscultuur: verantwoordelijkheid, integriteit, teamwork en transparante communicatie.”
Voor Konstantinos is de boodschap aan bedrijven eenvoudig en urgent: “De tijd om te beginnen is nu. Wacht niet op de volgende update of tot de regelgeving in werking treedt. Elke dag dat je wacht, verlies je kostbare leertijd.”
Duurzaamheidsrapportage is volgens hem niet langer een vinkje op een to do lijst, maar een strategisch asset dat geloofwaardigheid en concurrentiekracht bepaalt. “We helpen bedrijven zich voor te bereiden op regelgeving,” besluit hij, “maar uiteindelijk helpen we ze zich voorbereiden op de toekomst. Dat is het echte doel.”
Over Coolset
Coolset is een toonaangevend ESG softwareplatform voor middelgrote ondernemingen, dat teams voor duurzaamheid, inkoop en supply chain in staat stelt hun emissies te beheren en te voldoen aan frameworks als CSRD, EUDR en EcoVadis. Door middel van structuur, automatisering en deskundige begeleiding helpt Coolset bedrijven duurzaamheid te integreren in hun bedrijfsvoering en tastbare, blijvende verandering te realiseren, en zo te bouwen aan wat het zelf noemt “de economie van de toekomst.”
Het gaat niet alleen om gemak. Handmatige methoden kunnen leiden tot audit gaps, iets wat Coolset vaak ziet wanneer bedrijven overstappen op hun systeem. “Wanneer we hun eerdere werk importeren in Coolset, signaleert onze AI ontbrekende onderdelen. We vinden consequent missende data van minstens 25%, soms zelfs meer dan 60%. Dat is het verschil tussen een compliant rapport en een mislukte audit.”
Tekst: Paul Geraedts
