De wereld van duurzaamheidsrapportage verandert razendsnel. Bedrijven staan onder druk om te voldoen aan steeds strengere eisen voor niet-financiële verslaglegging, zoals de Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) en de European Sustainability Reporting Standards (ESRS). Maar tussen regelgeving, data en compliance dreigt één ding vaak verloren te gaan: het verhaal.
Bij Koan, een gespecialiseerd bureau in geïntegreerde en duurzaamheidsrapportage, draait alles om die balans. “Een goed rapport is niet alleen technisch correct,” zegt Simon Clow, editorial director en medeoprichter van het bureau. “Het moet ook leesbaar, geloofwaardig en relevant zijn. Anders bereik je niemand.”
Van journalistiek naar rapportage-experts
Koan Group werd zo’n zeven jaar geleden opgericht door Simon en medeoprichter Neil Smith, met een achtergrond in respectievelijk de journalistiek en visuele communicatie. Vanuit hun kantoor in Amsterdam werken ze voor een breed scala aan internationale bedrijven: van Frankrijk en Zwitserland tot Japan en de Verenigde Staten.
“We zijn een klein, gespecialiseerd bureau,” vertelt Simon. “We helpen bedrijven met alle aspecten van duurzaamheidsrapportage: van strategie tot tekst, van materialiteits assessment tot ontwerp. Dat doen we voor klanten in allerlei sectoren: van industrie tot financiële dienstverlening.”
Wat Koan onderscheidt, is de combinatie van technische kennis van wet- en regelgeving en sterke communicatievaardigheden. “Om een goed duurzaamheidsrapport te schrijven, heb je twee dingen nodig,” legt Simon uit. “Je moet begrijpen wat er wettelijk vereist is, maar je moet ook weten hoe je een verhaal vertelt dat mensen willen lezen. Die combinatie is zeldzaam.”
Twee werelden samengebracht
Toen Koan startte, lag de nadruk nog vooral op het toegankelijk maken van rapportages, zodat ze niet enkel als verplichte kost fungeerden, maar ook als onderdeel van een bredere communicatiestrategie. “We wilden dat jaarverslagen en duurzaamheidsrapporten niet alleen intern of door auditors gelezen werden. Ze moesten ook bijdragen aan het bredere verhaal van het bedrijf. Richting investeerders, klanten en de maatschappij.”
Maar met de komst van de CSRD en de ESRS is de nadruk verschoven. Compliance is belangrijker geworden, en dat maakt de balans tussen regelgeving en communicatie lastiger. “De grote uitdaging nu,” zegt Simon, “is bedrijven helpen nadenken over de rol van hun rapport. Is het een puur regelgevend document, of ook een communicatiemiddel? En voor wie schrijf je het eigenlijk?”
Volgens Simon worstelen veel bedrijven met die vraag.“Als we met klanten om tafel zitten, vragen we: ‘Voor wie schrijven we dit rapport?’ En vaak zeggen ze: ‘Voor iedereen.’ Maar dat is geen antwoord. Een rapport dat alle doelgroepen tegelijk wil aanspreken, bereikt uiteindelijk niemand.”
Koan adviseert klanten daarom om hun rapporten slim te structureren: “Sommige bedrijven kiezen ervoor om een verhalende, communicatieve voorkant te maken. Een verhaal dat het grotere plaatje schetst voor aandeelhouders en investeerders. Het technische, regelgevende deel kan dan naar achteren worden verplaatst. Anderen splitsen het helemaal op: een communicatief verslag hier, een pure compliance-sectie daar, of een onlineversie. Er is geen standaardrecept, maar het moet wél doordacht zijn.”
Simon Clow: "Een rapport dat alle doelgroepen tegelijk wil aanspreken, bereikt uiteindelijk niemand."
Navigeren door veranderende regelgeving
De CSRD en ESRS ondergingen verschillende aanpasssingen en er komen nog wijzigingen aan de komende tijd. Dat zorgt voor onzekerheid bij veel organisaties. “Er is op dit moment een grote herziening gaande,” vertelt Simon. “De EU lijkt het aantal verplichte datapunten te willen verminderen. Dat maakt de rapportagelast lichter, maar creëerde ook verwarring. Bedrijven vragen zich af: welke data moeten we nog verzamelen, en wat kunnen we laten vallen?”
Koan volgt die ontwikkelingen op de voet en past de adviezen en rapportages aan zodra de nieuwe regels van kracht worden, vertelt Simon. “We werken nu al aan de jaarverslagen van maart volgend jaar, volgens de herziene ESRS. Tegelijk zien we dat veel bedrijven even op de rem trappen. Ze wachten af. En dat is begrijpelijk: niemand wil immers investeren in systemen die over een halfjaar alweer achterhaald zijn.”
De achilleshiel van duurzaamheidsrapportage
Een groot deel van Koan werk draait om data. Maar het bureau is geen dataverzamelaar, die verantwoordelijkheid ligt bij de klant. “De data komen altijd van de bedrijven zelf,” legt Simon uit. “Wij adviseren hoe ze data kunnen verzamelen, structureren en onderbouwen. Daarna bouwen we het rapport op basis daarvan.”
Om transparantie te garanderen, maakt Koan aan het einde van elk project een zogenoemde ‘claims table’: een overzicht van alle uitspraken in het rapport met verwijzing naar de brondata. “Dat helpt onze klanten én hun auditors,” zegt Simon. “Wij leggen de basis, de auditor gaat dieper. Zeker bij zaken als emissiedata of personeelsgegevens – daar ligt de eindverantwoordelijkheid altijd bij de klant.”
Een continu veranderend speelveld
De politieke wind speelt een steeds grotere rol in de toekomst van duurzaamheidsrapportage. Waar de EU met de Green Deal aanvankelijk stevig aanstuurde op transparantie, lijkt er nu sprake van vertraging. “Toen we begonnen, was de richting duidelijk: méér rapportage, méér transparantie,” zegt Simon. “Maar de toon is veranderd. De herziening van de ESRS past in een bredere trend van deregulering. Dat maakt het speelveld onzekerder.”
Die verschuiving heeft ook effect binnen bedrijven zelf. “Er is altijd discussie geweest tussen voorstanders en sceptici van ESG,” legt Simon uit. “Maar nu hebben die sceptici een sterker punt. Ze kunnen zeggen: ‘Misschien hoeven we dit straks niet meer te doen.’ En dat beïnvloedt interne besluitvorming over rapportage.”
Toch ziet hij ook kansen.“Wij zijn redelijk agnostisch. We hebben natuurlijk onze persoonlijke overtuigingen, maar zakelijk gezien gaat het ons om het proces: wát moet gerapporteerd worden, hóe doe je dat, en welke opties heb je als organisatie. Verandering schept altijd nieuwe kansen.”
Multinationals als kernklanten
Koan werkt voornamelijk voor grote multinationale ondernemingen, meestal met Europese hoofdkantoren. “Dat is geen bewuste keuze geweest,” vertelt Simon, “maar het is logisch. De regelgeving treft deze bedrijven als eerste, en ze hebben meer middelen en ervaring met duurzaamheidsrapportage.”
In de beginjaren verwachtte Koan ook veel groei bij het mkb, maar dat segment valt deels buiten de CSRD. “Kleine bedrijven hebben vaak minder verplichtingen en beperkte middelen,” zegt Clow. Toch ziet hij ook daar beweging en groeikansen voor het bedrijf. “Veel kleinere bedrijven zijn wel bezig met duurzaamheid, innovatie en nieuwe producten. Ze gebruiken ESG als hefboom om te vernieuwen. Alleen: rapporteren daarover is nog een stap verder. Ze moeten keuzes maken. Rapporteren kost tijd, geld en capaciteit. Dus er moet een duidelijke businesscase zijn – bijvoorbeeld omdat klanten of investeerders het eisen.”
Een menselijke, flexibele aanpak
Wat Koan onderscheidt, is hun persoonlijke benadering. Geen standaardformats, maar maatwerk per klant.“We hebben geen heilige huisjes,” zegt Simon. “We passen ons aan. Sommige klanten zijn zeer volwassen en hebben al uitgebreide dataprocessen, anderen staan nog aan het begin. Wij helpen beide typen bedrijven en dat maakt het werk juist interessant.”
In tegenstelling tot veel concurrenten koos Koan de afgelopen jaren voor beheersbare groei. “Toen CSRD echt van de grond kwam, zag je dat veel adviesbureaus ineens tientallen mensen aannamen. Wij niet. We wilden kwaliteit bewaken. Nu zie je dat veel van die bedrijven moeten inkrimpen, terwijl wij gestaag doorgroeien.”
Het bureau investeert nu in editoriale en ontwerpcapaciteit, zodat het klanten een end-to-end dienstverlening kan bieden van strategie tot tekst, vormgeving en publicatie. “We willen dat bedrijven bij ons terecht kunnen voor het hele traject,” zegt Simon. “Van de eerste rapportagestrategie tot het uiteindelijke design. Dat maakt het proces consistenter en minder versnipperd.”
Vooruitkijken: rapportage voorbij Europa
Hoewel Koan stevig geworteld is in Europa, kijkt het bureau nadrukkelijk over de grenzen. “We werken nu ook met klanten in de Verenigde Staten en Japan. Dat helpt ons om breder te kijken dan alleen de Europese kaders zoals CSRD en ESRS. In andere markten ontstaan andere richtlijnen, andere prioriteiten. Dat maakt het interessant. Toch blijft de focus helder: kwaliteit, maatwerk en nuchter advies. Wij zijn redacteuren, adviseurs en verhalenvertellers. Onze kracht ligt in het begrijpen van de inhoud én het overbrengen ervan.”
Rapporteren is ook communiceren
Voor Simon draait duurzaamheidsrapportage uiteindelijk om meer dan cijfers en tabellen.
“Rapporteren is ook communiceren,” besluit hij. “Een duurzaamheidsrapport is geen vinkje op een checklist, het is een kans om te laten zien waar je als organisatie voor staat. Of het nu gaat om investeerders, klanten of medewerkers: het gaat om transparantie én overtuiging.”
In een tijd waarin regelgeving schuift en ESG onder druk staat, kiest Koan Group voor consistentie: helder schrijven, eerlijk adviseren en bedrijven helpen om hun verhaal te blijven vertellen: mét alle feiten op orde.
Tekst: Paul Geraedts
